Kdo má přístup k vytištěným dokumentům? Jak je zabezpečeno skenování a kopírování? Kde a jak dlouho je možné dohledat všechny tisknuté úlohy? Řeší to malé firmy i velké nadnárodní korporace. Tisk dokumentů, které by neměly přijít do rukou nikomu cizímu. Nestačí jen kontroly a hlídání nákladů – základním problémem je komplexní zabezpečení tisku – od zaslání dokumentu do tiskárny, přes jeho vytištění až po jeho archivaci.

Bezpečný a efektivní tisk vám ušetří až 50% nákladů
Důkladná analýza tiskového prostředí, sjednocení strojů a jejich efektivní nastavení a rozmístění může přinést až 50% úsporu nákladů na tisk. To ale samo o sobě nestačí – současně je nanejvýš vhodné implementovat bezpečnostní zásady, což ale umožňují jen některá tisková řešení (např. uniFLOW).

Určitě to znáte také: firemní síť je přetížená nevyřízenými soubory k tisku, a když je nakonec dokument vytištěn, zůstane bez ochrany volně ležet na tiskárně. Vy už jste na něj mezitím buď zapomněli, anebo ještě stále marně hledáte zařízení, na kterém jste ho vytiskli.

Jak se bránit? Základ je identifikace uživatele
Právě tenhle zdlouhavý cyklus tištěného dokumentu je ideální zdroj citlivých informací pro nezvané hosty. Pouze komplexní zabezpečení cyklu od vytištění až po digitalizaci vám zajistí klidné spaní. Narušení bezpečnosti a s tím spojené vysoké náklady, to je v současnosti jeden z nejpalčivějších problémů, které firmy řeší.

Základem bezpečnostní strategii by měla být identifikace uživatele na tiskárně, například pomocí PINu, čipové karty nebo otisků prstů, takže nebude hrozit nebezpečí, že vytištěný dokument uvidí někdo jiný. Důvěrné úlohy lze držet centrálně na tiskovém serveru až do doby, kde se odpovídající uživatel prokáže na multifunkčním zařízení. Tiskárny už nebudou obalené stohy papírů, zvýší se efektivita a sníží spotřeba papíru. Je možné také všechny nevyzvednuté dokumenty do 24 hodin automaticky mazat ze serveru.

Chytrý software pro firemní tiskárny
Chytrý software ve firemních tiskárnách umožňuje např. vyzvednutí dokumentů z jakéhokoliv zařízení v síti. Aktivovat a vyzvednout dokument ze zařízení ale může pouze oprávněný uživatel, takže můžete jednoduše jít k libovolnému zařízení na kterémkoliv místě s vědomím, že váš dokument bude vytištěn bezpečně.

Stále přísnější je i legislativa a právní nařízení související s uchováváním informací v elektronické podobě. Software tedy musí i u skenování řešit dohledatelnost, možnost vytvoření auditu a reportů a uchovávání citlivých dokumentů jen po určitou dobu. U skenování lze zároveň definovat potenciálně nebezpečné vzorce (rodná čísla, bankovní účty,…) a software automaticky takové úlohy pozdrží a informuje nadřízeného nebo rovnou tisk zruší.

Data na pevném disku multifunkčního zařízení: Jsou v bezpečí?
Tradičně opomíjeným problémem jsou data uložená na pevném disku multifunkčního zařízení. V případě špionáže nebo pokusu o narušení dat, se tak stačí pouze zaměřit na pevný disk, kde je obvykle uloženo velké množství důvěrných informací. Vedle oblíbeného sledování úspor a nákladů chtějte po svém řešení pro tisk a skenování i komplexní bezpečnostní funkce. Budete mít klidnější spaní.