Zatěžuje vás administrativa více, než by měla? Máte správně nastavené firemní procesy? Řídíte efektivně oběh vnitrofiremních dokumentů? Pokud si nejste jisti nebo jste o ničem takovém, jako jsou firemní procesy ani neslyšeli, lze to chápat i jako dobrou zprávu: Příležitost pro další zefektivnění vaší firmy je přímo před vámi

Výhody řízení firemních procesů

• celkové zrychlení procesů
• přehled a kontrola
• standardizace a optimalizace procesů
• snížení chybovosti
• automatizace a ochrana

Čím začít?

Pro využití maximálního potenciálu firemních procesů je vhodné provést nejprve odbornou analýzu, která odhalí nejen jejich nedostatky, ale otevře cestu i novým možnostem. Na základě výsledků této analýzy, je pak navrženo celkové řešení pro řízení oběhu dokumentů a jejich správu. To by mělo být vždy upraveno podle konkrétního zákazníka tak, aby odpovídalo jejím individuálním potřebám. Svou roli zde hraje nejen velikost či obor firmy, ale rovněž počet řízených dokumentů, jejich typ, množství sledovaných informací, složitost firemních procesů, počet odpovědných osob a podobně. Implementaci dokumentových řešení by proto vždy měl zajistit profesionální dodavatel. Například Konica Minolta, jeden z největších poskytovatelů služeb souvisejících se správou a řízením dokumentů, nabízí dokonce i samostatnou analýzu správného nastavení dokumentových řešení. Ta je určena nejen pro nové zákazníky, ale i pro firmy, které řízení procesů již využívají, ale dosud nezaznamenaly očekávaný efekt.    

Jak procesy fungují?

Procesem může být i prosté každodenní přijetí faktury. V praxi to často vypadá následovně: Zaměstnanec převezme příchozí fakturu, předá ji odpovědnému pracovníkovi, ten ji ověří a postoupí ke schválení nadřízenému. Nakonec faktura skončí v účetním oddělení, kde je ručně přepsána do systému a založena do některého z všudypřítomných šanonů. Během tohoto procesu se však nesmí dokument nikde ztratit či poškodit a všechny zainteresované osoby musejí hlídat jeho včasné vyřízení a zpracování. Stejný proces v elektronické podobě vypadá mnohem jednodušeji: Papírová faktura je po přijetí naskenována a údaje z ní vytěženy a připraveny pro další využití v automaticky řízeném procesu. Systém pro řízení oběhu dokumentů sám pozná, o jakou fakturu se jde. Automaticky ji nejprve odešle odpovědnému zaměstnanci k ověření, poté nadřízenému ke schválení a nakonec k proplacení. Systém rovněž sám hlídá termíny každého schvalovacího kroku i finálního proplacení. Tím účinně předchází možnému vzniku sankcí z prodlení. Data z faktury jsou rovněž automaticky přenesena do účetních nebo ERP systému, což vede k časovým úsporám souvisejícím s jindy náročným přepisem.  

Více se o dokumentových řešení Konica Minolta dozvíte zde. 

Tento fakt značně urychluje například firemní reportování, účetnictví, skladovací administrativu nebo jen prosté zpětné dohledávání dokumentů podle obsažených údajů. Nakonec je faktura automaticky uložena do elektronického archivu, kde je kdykoli snadno dohledatelná.   

Kolik můžete ušetřit?

Jendou z oblastí, kde lze úspory poměrně přesně vyčíslit, je snížení časové náročnosti při vyřizování urgencí a upomínek nebo při samotném procesu extrakce obsahu faktur a následné práci se získanými daty. Systém dokáže automaticky vytěžit důležité údaje například z faktury a sám hlídá termíny či data splatnosti.  Správnost vytěžených údajů v elektronické podobě mohou uživatelé před jejich exportem do účetních nebo ERP systémů velice snadno verifikovat. Celý proces lze zcela automatizovat bez nutnosti dalších zásahů.

Automatickou extrakcí údajů a správou elektronických faktur pak lze jednoznačně předejít možným sankcím za pozdní platby. U středně velké firmy, která obdrží 10 000 faktur ročně, se odhadují celkové úspory v této oblasti až ve výši 500 000 Kč ročně.