Záměrem je seznámit čtenáře s optimalizací tisku a ukázat mu, co může očekávat a s čím se pravděpodobně setká, nebo by se určitě setkat měl. Popíšeme i formu „řízených tiskových služeb“ viz www.oki.cz/mps .

Jak na to

Předpokladem optimalizace je detailní znalost stávajícího tiskového prostředí. Tento výchozí stav totiž bude následně porovnáván s oním optimalizovaným řešením. Pojďme tedy začít prvním krokem optimalizace, tedy analýzou. Zkušenosti ukazují, že nezřídka bývá situace ve firmách velmi neutěšená. Tiskový park je obvykle tvořen různými modely rozličných dodavatelů, technologií, stroji různého stáří, funkcionality, apod. S tím souvisí nesnadná správa i samotná obsluha těchto zařízení. V návaznosti na to například i velké množství různého spotřebního materiálu a jeho dodavatelů, také nejednotné procesy, fakturace, logistika. Mezery někdy bývají i v samotném vytížení strojů.

Vraťme se však zpět k analýze. Analyzovat je totiž třeba jednak současný stav, ale také budoucí potřeby společnosti. Při analýze současného stavu se určitě setkáte s otázkami typu: Jaké jsou technické parametry stávajících zařízení, jaké jsou jejich měsíční tiskové objemy, jaký spotřební materiál zařízení používají? Dále by vás měla zajímat i tzv. nákladová složka analýzy: Jaké jsou/byly pořizovací náklady zařízení, jaké jsou provozní náklady – tato otázka zejména, jaké servisní náklady jsou na zařízení, jaké náklady na jejich IT správu? Souhrnně je tedy úkolem analýzy získat maximum informací o stávajícím tiskovém parku.

Na druhou stranu analýza budoucích potřeb se točí zpravidla kolem jediné otázky, která by mohla vypadat například takto: Jaké jsou celkové požadavky (technické, finanční,  uspořádání strojů, …) na budoucí tiskový park?, ideálně v návaznosti na zdravě rostoucí firmu. Odpovědi na tuto otázku obvykle hledáme u uživatelů, určitě i IT správců, zadavatelů analýzy, ale také u vedení společnost. Díky svým zkušenostem si specialisté v oblasti optimalizace tisku dokážou poradit i v nepřehledném prostředí firem, které doposud optimalizaci a snižování nákladů na tisk neřešily.

Návrh řešení

Důležitým bodem této fáze je stanovení pravidel optimalizace. Pravidla určuje v první řadě zadavatel, samozřejmě s poradním hlasem IT správců daných zařízení. Pravidla většinou nedefinují samotní uživatelé. A proč je tomu tak? Protože nechat to na nich, zřejmě by se nic nezměnilo.

Vlastní důraz při návrhu optimalizovaného řešení bývá v první řadě směřován na finanční stránku. Nejsou to však jen finance samotné. Optimalizace většinou bývá kombinací mnoha aspektů. K již uvedenému finančnímu hledisku je třeba zmínit i otázku počtu zařízení, jejich umístění, otazník dále postavit k různým typům zařízení a s tím související již zmiňované správě a jednoduchosti používání, dále se zabývat např. maximálním sjednocením spotřebního materiálu.

Jedním optimalizovaným návrhem tento krok většinou nekončí. Praxe ukazuje, že prvotní návrh bývá po prezentaci zadavateli dále upravován, takže kolečko návrh – prezentace obvykle probíhá i několikrát za sebou.

Implementace a správa tiskového parku

Trendem v oblasti tiskových řešení je v současnosti outsourcing tiskových služeb, kdy zákazníci platí „za vytištěnou stránku“ a veškerou starost o zařízení, včetně spotřebního materiálu, jeho dodávky a servisního zajištění, nechávají zákazníci na samotném dodavateli. Většina navrhovaných řešení míří právě do oblasti řízených tiskových služeb. Výhody se nabízejí samy, pro přehlednost jsou uvedeny níže.

Nejčastější přínosy optimalizace

• Technologicky aktuální tiskové řešení
• Individuální a „na míru ušité“ řešení podle konkrétních požadavků
• Dlouhodobá spokojenost uživatelů
• Flexibilní nabídka možností financování zařízení
• Řešení poskytované specialisty v oboru, plné využití zařízení, rychlost a kvalita služeb
• Významná redukce nákladů, statisticky kolem 20 %
• Náklady patří do provozních, jsou snadno předvídatelné
• Jednotné tiskové prostředí, zařízení a spotřební materiál
• Standardizované finanční, logistické a servisní procesy
• Jistota dostupnosti služby díky definovanému SLA
• Blízký vztah s jedním nebo několika málo dodavateli nebo přímo výrobci

Ing. Radek Cinádr

Specialista pro Managed Print Services

Oki Systems (Czech and Slovak), s.r.o